Utilitas grupi (emaettevõte Utilitas OÜ, grupi ettevõtted AS Utilitas Eesti, AS Utilitas Tallinn, OÜ Utilitas Tallinna Elektrijaam, OÜ Utilitas Wind, AS Utilitas Tallinna Soojus,) (edaspidi Utilitas grupp või meie) rikkumistest teavitamise kord näeb ette Utilitas gruppi puudutavate rikkumisteadete esitamise ja menetlemise korra ning teavitajate kaitse survemeetmete eest.

Ausus on Utilitas grupi põhiväärtus ja seetõttu tagab Utilitas grupp turvalise keskkonna, kus väärkäitumisest asutusesiseselt teatada – korras sätestatakse raamistik ja suunised, mille alusel saab mis tahes väärkäitumisest Utilitas grupiga seoses teatada. Et edendades Utilitas grupi terviklikkust ja läbipaistvust ning kaitsta Utilitas grupiga seotud osapooli ja avalikke huve, kaitseme rikkumisest teavitajaid survemeetmete eest!

2.1 Rikkumise tähendus. Rikkumiste, sh võimalike rikkumiste, all peame silmas ennekõike sellist väärkäitumist, kus meie või meie töötajad, meiega seotud koostööpartnerid või teised meiega seotud osapooled rikuvad kehtivaid seadusi või kui nende tegevus ei riku küll seaduse nõudeid, kuid on vastuolus seaduse eesmärgiga või meie sisemiste reeglitega.

2.2 Korra valdkondlik kohaldamisala. Rikkumine võib puudutada mistahes valdkonda, sh riigihankeid, konkurentsiõigust, korruptsiooni, raamatupidamis-, finants- ja maksuõigust, keskkonnakaitse nõudeid jmt. Samas ei ole rikkumisest teavitamise menetlus mõeldud tarbija- ja töövaidluste lahendamiseks.

2.3 Korra isikuline kohaldamisala. Korda kohaldatakse ja asutusesisene teavitamine on mõeldud kõigile meie töötajatele, juhtkonna liikmetele ning kõigile teistele meile teenuseid osutavate isikutele, olenemata nende positsioonist või staatusest, näiteks lähetatud töötajad, praktikandid ning kõik muud isikud, kes osutavad meile teenuseid, samuti ajutised töötajad (ajutine personal), väliskonsultandid ja muud teenusepakkujad.

3.1 Rikkumisest teavitamise kanalid. Kui olete teadlikud meiega seotud rikkumisest, siis teavitage meid sellest kas e-kirja või veebivormi kaudu:

E-posti aadress:	Veebiteavituse link	Veebiteavituse QR-kood:
vihje.utilitas@triniti.ee	Rikkumisest teavitamise veebivorm

Rõhutame, et lisaks asutusesisesele teavitamisele on võimalik rikkumisest teavitamine ka muudel viisidel vastavalt rikkumisest teavitamist reguleerivatele õigusaktidele.

3.2 Teavitamine isikuandmetega või anonüümselt. Rikkumisteate võite esitada koos isikuandmetega või anonüümselt. NB: Teabe anonüümselt esitamisel ei ole võimalik teavitajaga ühendust võtta ja anda tagasisidet ning vajadusel täiendavat teavet küsida, samuti teavitada järelmeetmete rakendamisest.

3.3 Edastatav teave. Rikkumisest teavitamisel palume edastada vähemalt järgneva teabe:

(a) teavitaja nimi;
(b) teavitaja isikukood või sünniaeg;
(c) teavitaja kontaktandmed (võimalusel isiklik e-posti aasdress ja kontakttelefon);
(d) teavitaja ametikoht või koostöö suhe;
(e) kui teatad teise isiku palvel ja nimel, siis selle isiku nimi;
(f) rikkumise toimumise aeg ja koht;
(g) rikkumise kirjeldus;
(h) rikkumise toimepanemisega seotud isikud;
(i) keda olete rikkumisest teavitanud ja mis tagajärjed see endaga kaasa tõi;
(j) kes veel on teadlikud rikkumisest;
(k) märge, kui rikkumisteate kättesaamise kinnitust ja teavet järelmeetmete rakendamise ja menetluse lõpptulemuse kohta ei oodata avaldatud kontaktidele;
(l) kinnitus, et teataja hinnangul on esitatud teave ja selles sisalduvad väited tõesed ja et teataja ole teadlikult valeteadet esitanud ja ebaõiget teavet avaldanud.

Punktides (a) kuni (c) nimetatud andmeid ei pea esitama, kui teavitaja soovib teatada rikkumisest anonüümselt. NB: Kui esitada teate anonüümselt, on soovituslik esitada teade veebivormi kaudu, kuna e-kirjaga saadetud teate korral võib kasutatav e-postiaadress paljastada teavitaja isiku.

3.4 Ebaõige rikkumisteate esitamise keeld. Rikkumisest teavitaja peab tegutsema kantuna heast usust ja uskuma siiralt ja põhjendatult, et esitatud teave ja selles sisalduvad väited on tõesed. Keelatud on teadvalt ebaõige rikkumisteate esitamine.

4.1 Kinnitame, et rikkumisest teavitajate suhtes kohaldatakse ülimat konfidentsiaalsust ja tagatakse võimalikult tõhus kaitse mis tahes survemeetmete eest, olgu need siis tegelikud või kavandatud.

4.2 Anonüümsuse ja konfidentsiaalsuse tagamine. Teavitajad võivad jääda anonüümseks. Rikkumisteate vastuvõtmisel, teavitajale tagasiside andmisel ja järelmeetmete rakendamisel tagatakse rikkumisest teavitaja konfidentsiaalsus. Rikkumisteate sisu avaldatakse ja kasutatakse ainult rikkumise väljaselgitamiseks ja järelmeetmete rakendamise eesmärgil. Teavitaja isiku võib avaldada kellelegi teisele kui teavituse vastuvõtmiseks ja menetlemiseks pädevale isikule üksnes teavitaja kirjalikul nõusolekul. Kui rikkumisteate alusel alustatakse kriminaal- või väärteomenetlust, tagatakse teavitamise fakti konfidentsiaalsus vastavas menetlusseadustikus sätestatud erisustega.

4.3 Vastutuse puudumine. Rikkumisest teavitamise korral ei vastuta teavitaja teabe avaldamisest tulenevate õiguslike tagajärgede eest, kui tal oli põhjendatud alus arvata, et teabe avaldamine oli rikkumise paljastamiseks vajalik (va kui selline teabe avaldamine on kuriteona karistatav).

4.4 Informatsiooni saamise õigus. Rikkumisest teavitajal on õigus saada kinnitus teavituse kättesaamise koht ning saada tagasisidet järelmeetmete kohta.

4.5 Heausksuse eeldamine. Rikkumisest teavitaja puhul eeldame alati heausuksust ja seda seni, kuni ei ole tõestatud vastupidist. See on oluline kaitsevahend, mis tagab, et kaitse ei kao, kui teavitaja on esitanud ebaõige teate heauskselt. Kui teavitajale selgub hiljem, et avaldatud teave ei vasta tõele, võib ta siiski jätkuvalt kasutada teavitajatele pakutavat kaitset, kui ta on sellest uuest teabest õigeaegselt teatanud. Samal ajal tähendab heausksuse puudumine, et neid, kes ei tegutse meie huvide teenimise eesmärgil ja/või kes teadlikult ja tahtlikult teatavad kuritarvitavatest, valedest või pahatahtlikest väidetest, eriti kui need põhinevad teadlikult valel või eksitaval teabel, ei loeta teavitajateks käesoleva korra mõttes.

4.6 Survemeetmete rakendamise keeld. Rikkumisest teavitaja suhtes ei rakendata survemeetmeid. Kui tuvastatakse, et Utilitas grupi töötaja on teavitaja suhtes kasutanud surve- või tagakiusamise meetmeid, teinud vastava katse või survemeetmetega ähvardanud, uuritakse antud juhtumit ja vajadusel võetakse kasutusele meetmed, mis on vajalikud survemeetmete kõrvaldamiseks. Survemeetme rakendamisega seotud töötaja vastutab oma teo eest seadustes ettenähtud korras. Teavitajad, kes usuvad, et nad on langenud survemeetmete ohvriks või kellel on mõjuv põhjus arvata, et neid ähvardab survemeetmete oht, peaksid viivitamatult sellest teatama.

5.1 Teavituste menetleja. Rikkumisteavitusi menetleb Advokaadibüroo TRINITI, kes vastutab:

(a) rikkumisteadete vastuvõtmise eest;
(b) teavitajaga ühenduse hoidmise ja tagasiside andmise ning vajaduse korral täiendava teabe küsimise eest;
(c) järelmeetmete rakendamisest teavitamise eest.

5.2 Sõltumatu menetlus. Et tagada rikkumisteadete sõltumatu menetlemine, edastatakse rikkumisteated otse Advokaadibüroo TRINITI infosüsteemi ning advokaadibüroo tagab teavitaja konfidentsiaalsuse. Olukorras, kus Advokaadibürool TRINITI ei ole võimalik rikkumisteadet seaduses sätestatud nõuete kohaselt menetleda, edastatakse rikkumisteade koos asjakohaste lisadega isikule, kes on määratud meie poolt rikkumisteateid menetlema ja kes tagab seadusest tulenevate nõuete täitmise, sh tagab rikkumisest teavitaja konfidentsiaalsuse.

5.3 Rikkumisteate vastuvõtmine. Kinnitus rikkumisteate kättesaamise kohta saadetakse teavitajale 7 päeva jooksul pärast teate kättesaamist. Kui rikkumisteate menetlemiseks puudub pädevus, edastaks teade pädevale asutusele viivitamata, kuid hiljemalt 5. tööpäeval pärast selle vastuvõtmist, teatades sellest samal ajal ka teavitajale.

5.4 Rikkumisteadete hoolikas menetlemine. Rikkumise teavitusi menetletakse põhjalikult ja igakülgselt. Vajadusel küsitakse teavitajalt või muudelt isikutelt rikkumise kohta täiendavaid selgitusi.

5.5 Järelmeetmed ja tagasiside. Rikkumisest teavitajale antakse tagasisidet järelmeetmete rakendamise kohta esimesel võimalusel, kuid hiljemalt 3 kuud pärast rikkumisteate kättesaamist. Samuti antakse rikkumisest teavitajale tagasisidet rikkumise menetluse lõpptulemuse kohta.

5.6 Teavituste mittetegemine. Rikkumisest teavitajale ei saadeta teavitusi, kui teavitus on tehtud anonüümselt või kui teavitaja on teabe saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse.

5.7 Koostöö prokuratuuri ja politseiga. Juhul, kui teavituses esitatud informatsiooni alusel tekib kahtlus, et toime on pandud õigusrikkumine või kavas on toime panna õigusrikkumine, võidakse lisaks muudele õiguslikele meetmetele esitada prokuratuurile ja politseile kuriteoteade.

5.8 Rikkumisest teavitamise avalikustamine. Võimaliku või käimasoleva uurimise huvides võib rikkumisest teavitaja olla kohustatud mitte avalikustama teavet teatamise, uurimise olemasolu või kulgemise kohta.

6.1 Isikuandmete töötlemise põhimõtted. Rikkumisteadete menetlemise raames kogutud isikuandmeid, sealhulgas eriliiki isikuandmeid, töödeldakse kooskõlas Utilitas grupis kehtivate isikuandmete töötlemise reeglitega, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi
95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016, lk 1–88) ja isikuandmete kaitse seadusega, arvestades rikkumisest teavitaja kaitset puudutava regulatsiooni erisusi.

6.2 Rikkumisteate säilitamine. Rikkumisteadet säilitatakse 3 aastat alates tagasiside andmisest. Rikkumisteadete säilitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele.

6.3 Tutvu privaatsuspoliitikaga. Meie isikuandmete töötlemise põhimõtted on avaldatud vastavas Utilitas grupi privaatsuspoliitikas.

7.1 Julgustame küsima! Rikkumisest teavitamise menetluse ja rikkumisest teavitaja õiguste kohta saab täiendavat informatsiooni ja selgitusi e-posti aadressilt vihje.utilitas@triniti.ee. Selgituste küsimisel tagatakse küsija konfidentsiaalsus.